Introduktion
Titlen, “Økonomichefer skal vide fejlslutninger bag”Business as Usual”” er en rate af en serie af hvidbøger med fokus på Business Process Improvement. Denne rate højdepunkter:
•Den afgørende rolle tilgodehavender spiller i et virksomhedsmiljø
•Enormous skjulte omkostninger i forbindelse med generering tilgodehavender dokumenter
•Regnskab tilgodehavende vs tilgodehavender forvaltning
•Beviste virkelige verden løsninger til at fjerne disse skyrocketing omkostninger
Målet med denne hvidbog er at oplyse økonomichefer at “Business as usual” ikke er altid effektive business.
Definere erklæring
“Amerikanske virksomheder betaler over 200% for meget per fakturaposteringen”-IDC
Business As Usual
I det sidste årti, business har primært fokuseret på at forbedre centrale forretningsprocesser: produktion, Distribution og Enterprise Resource Planning. I disse områder, virksomheder hurtigt automatisere processer, skære omkostninger og øge produktiviteten. Kernen i hver enkelt virksomhed løber sit hjerteblod-CASH!
Det kan hævdes, at indtægter generation er den mest kritiske funktion i enhver virksomhed. Forvaltningen af disse tilgodehavender aktiver er en krævende opgave. Konvertere disse tilgodehavender til kontanter selv kræver en betydelig grad af involvering.
Personale og processer, der styrer tilgodehavender aktiver:
•Manage 100% af en virksomheds omsætning
•Act som en service touch punkt for stort set alle kunder. (Kun salg og kundeservice tale mere med kunder.)
•Incur tusinde af dollars af hårde og bløde omkostninger ved behandling af tilgodehavender
•Injure eller forbedre kundeservice og -tilfredshed, fører til en stigning eller et fald i indtægterne
Forvaltning af aktiverne, tilgodehavender er en kompleks opgave. Det omhandler forgreninger af praksis uden for kontrol af den ansvarlige leder. Det kræver afvejning modstridende prioriteter. Det påvirkes af tilstanden af den hjemlige og globale økonomi, rentesatser, valutakurser, bankregler og praksis, business love og andre faktorer.
Excellence i tilgodehavender forvaltning er en kombination af kunst og videnskab; det drejer sig om forretningsprocesser, teknologiværktøjer, medarbejdere færdigheder, motivation, virksomhedskultur, ændring af adfærd i kunder og kollegaer, organisationsstruktur målinger, incitamenter og fleksibilitet til at reagere på ydre påvirkninger.
Management forventning
Selv om processen med at administrere tilgodehavender er meget involveret er i ledelsens forventninger til succes ekstremt høje. Hvis svarede ærligt, de fleste virksomheder forventer en dage udestående på 30 dage eller derunder og kun tåle en dårlig gæld på mindre end en tiendedel af en procent. Alt dette er at ske for en omkostning svarende til omkring to eller tre tiendedele af en procent af omsætningen.
Er disse ønsker reelle? Ja, men er de realistiske? For at finde ud, skal vi analysere det miljø, som er blevet etableret til forvaltning af vores tilgodehavender. Kevin Craine, forfatter af Designing et dokument strategi sagde det bedst, “som vi administrere dokumenter, siger en masse om, hvordan vi forvalter business.” Spørgsmålet er, “Dette traditionelle konti tilgodehavende miljø fremmer succes eller fiasko af de ovenstående ønsker?” Fornødent som tilgodehavender processer er en virksomhed, de dermed forbundne omkostninger er ikke.
Manuelle trin til fakturering
•Der ordrer kommer ind i virksomheden via mail eller fax
•Fuld mappe bruges til at starte rækkefølge pakke
•Bestil angives i systemet
•Der ordrebekræftelse er mailes eller faxes tilbage til kunden
•Der pick billet er genereret og derefter sendt til lageret for at trække produktet
•Flere kopier af konnossement udskrives for leverance
•Signed kopi af konnossementet returneres til virksomheden
•Der faktura er mailes eller faxes til kunden
•Bestil pakke, som omfatter en kundeordre, ordrebekræftelse, pick billet, signeret konnossement og en kopi af fakturaen er fysisk gemt i en påfyldning kabinet, der forbruger værdifulde kontorlokaler
Effektiv Business
Nutidens erhvervsledere tvinges mere end nogensinde at strømline deres forretningsprocesser for at reducere omkostningerne og øge effektiviteten. Hvis virksomhedens kerneforretning er at producere produktet “X”, er dens anden linje af business til at administrere de dokumenter, der styrer strømmen af dette produkt. Desværre, markedsundersøgelse fast eMarketer Inc. skøn at “84 til 98 procent af alle business-to-business tilgodehavende processer stadig indebære en stor mængde papir omkostninger.” Det betyder, at organisationer har opnået kun en brøkdel af mulighed for at skære i omkostningerne. Disse omkostninger omfatter:
• Printeren slid
• Toner
• Papir
• Fortrykte formularer
• Konvolutter
• Porto, (som gik op 5,4% i januar 2006)
• Forsider
• Fax afgifter
• Kopier
• Påfyldning forsyninger
• Kabinet plads
• Kontorlokaler
• Labor tid til at styre og flytte disse fakturaer
Virksomheder har mulighed for at foretage store økonomiske fremskridt ved at gennemføre et dokument management løsning. Ved at omdanne papir baseret fakturering processer i elektronisk oprettelse, distribution og oplagring processer. Gartner Inc. mener, at virksomheder bør forvente at sænke den typiske omkostninger ved at producere en papir-faktura fra $5 til $1,65. Dette opnås ved at reducere arbejdskraft, Porto, papir, office space og udstyr omkostninger.
Elektronisk trin til fakturering
• Ordre er modtaget elektronisk på skrivebordet og aldrig udskrevet
• Ingen fysiske mappe er brug for
• Ordre er indtastet i systemet
• Ordrebekræftelse er automatisk tilpasset med en elektronisk form og elektronisk distribuerede tilbage kunden
• Pick billet er genereret med en stregkode. Når den udfyldte kopi er scannet ind i systemet indekseres det automatisk
• En Bill of Lading er genereret med en stregkode. Når den underskrevne kopi er scannet ind i systemet indekseres det automatisk
• En faktura automatisk tilpasset med en elektronisk formular og elektronisk leveres til kunden, og derefter arkiveret elektronisk
• Der er ikke behov for en fysisk arkivskab.
• Elektronisk ordre pakken omfatter kundeordre, ordrebekræftelse, vælge billet, signeret konnossement og fakturaen. Det er tilgængelig for alle med den korrekte sikkerhedsgodkendelse på efterspørgsel
10 fordele ved tilgodehavender forvaltning
• Forbedret likviditet
• Højere avancer
• Reduceret uerholdelige tab
• Lavere administrationsomkostninger
• Forbedret kundeservice
• Merværdi til eksisterende ERP investering
• Forbedret kontrol- og overensstemmelsesforanstaltninger
• Forbedret sikkerhed
• Jævnere revisioner
• Reducere administrationen byrde på salgsstyrke
Hvad du venter nemlig?
Som du kan se, er fejlslutninger bag udtrykket “business as usual” ikke umiddelbart synlige. Når virksomheder tage sig tid til at lede efter måder at forbedre forretning, disse problemer opdages, især når det kommer til debitorer.
Administrere dokumenter vil gøre din business køre mere effektivt. Flytning fra en manuel proces til en elektronisk proces fører til et bedre styret og mere lønsom virksomhed. Hvad du venter nemlig? Lad os hjælpe dig med at afdække dine skjulte dokument omkostninger.
Hvad bliver det næste?
Hjørnestenen kommunikation har hjulpet over 800 økonomichefer strømline deres dokumentprocesser. Vi ikke kender din specifikke situation, eller hvis vi kan hjælpe dig. Kontakt os i dag for at udforske, hvordan dokumenthåndtering kan påvirke virksomhedens tilgodehavender proces.
Ring: 1.888.427.5663
Email: sales@cstoneindy.com
Besøg: